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Impacto dos Prazos de Pagamento e Recebimento na Empresa

O descuido com os prazos de pagamento e recebimento pode comprometer a saúde financeira do negócio.

Executiva com formulário de imposto fazendo cálculos - conceito: prazos de pagamento e recebimento

Quem acredita que dinheiro em caixa é motivo de tranquilidade financeira e o utiliza sem critério pode ter surpresas desagradáveis. Pois, sem administrá-lo conforme os prazos de pagamento e recebimento, a quantia gasta hoje pode faltar amanhã para pagar contas.

Entenda porque falta dinheiro para pagar as contas

A grande cilada é que quase sempre os dias de pagamento não coincidem com os dias de recebimento, mas quando se tem dinheiro em caixa fica a impressão de que está “sobrando”. E se tem “sobra”, imagina-se que não há necessidade de ter controle. Então chega a data do pagamento e não tem o suficiente.

Há também os casos em que é feita uma compra sem se preocupar com a lacuna que ficará entre a data de pagamento e recebimento. Por exemplo, quando a empresa compra à vista e vende a prazo: irá demorar alguns meses para receber e, se não tiver capital de giro neste período, faltará dinheiro para pagar as contas.

Como ajustar os prazos de pagamento e recebimento para ter liquidez

A melhor forma de se organizar para ter liquidez é fazer um planejamento do saldo de caixa no futuro. Isso deve ser feito por meio de uma previsão de entrada e saída diária e detalhada. Assim, esses valores podem ser distribuídos em um Fluxo de Caixa com plano de contas gerencial que mostre como será a movimentação financeira a cada dia.

Dessa forma será possível saber:

  • para quando está prevista a data de entrada das vendas à vista;
  • data de cada parcela das vendas a prazo;
  • outras entradas e qualquer recurso utilizado, como empréstimos e antecipações;
  • data prevista para pagamento de impostos, comissões, custos com mercadoria e/ ou matéria-prima e as despesas fixas da empresa.

Também é importante ficar atento quando tiver cheque não compensado, que pode dar a falsa impressão de que o dinheiro está disponível.

Após a implantação do Fluxo de Caixa, deve-se analisar o previsto e o realizado diariamente para conferir se estão compatíveis. Caso não estejam, entender o ocorrido e, se necessário, renegociar rapidamente os prazos de pagamento e recebimento para evitar prejuízos.

Este planejamento possibilitará uma visualização completa, proporcionando melhor organização das entradas e saídas. Consequentemente, contribuirá para decisões mais adequadas para a saúde financeira da empresa.

O poder da mentoria financeira em seu negócio

Como a mentoria financeira pode ajudar você a aproveitar o seu potencial e tirar a empresa do buraco.

Mulher em mentoria financeira vendo tablet do mentor

Um dos principais motivos de existir tantos empreendedores brilhantes com dificuldades financeiras, no Brasil, é que, apesar de serem especialistas no que fazem, sabem pouco sobre os números do negócio. Mas se obtiverem auxílio de uma mentoria financeira e tiverem atitude, encontrarão o caminho das pedras e sairão do buraco!

O que é mentoria financeira

Vamos começar com a definição de mentor. Trata-se de um especialista em determinada área, que utiliza seu conhecimento e experiência para ajudar empreendedores na gestão do negócio. Logo, mentoria financeira é o suporte sob medida para que o executivo ou gestor entenda o que está dando errado e o que precisa ser melhorado.

Esse processo é feito através de três importantes etapas: aprendizagem de conceitos, identificação da causa dos problemas e implementação de práticas de gestão financeira. Com estas etapas da mentoria financeira, o empreendedor ganhará uma experiência que o ajudará a não perder mais dinheiro no negócio.

Abrir caminhos através do conhecimento

O que muitos empreendedores custam a perceber, quando enfrentam problemas financeiros, é que a causa está dentro do negócio. Mas, em vez disso, esperam “que as coisas melhorem” com mudanças na economia brasileira, diminuição dos juros, novas oportunidades… E continuam cometendo os mesmos erros, sem notar o que está havendo, de fato.

É claro que as questões externas impactam nos negócios, mas geralmente não é este o motivo da falta de dinheiro! Por isso parece tanto que a situação nunca melhora! Entretanto, para fazer dar certo, é preciso, inicialmente, olhar e compreender os números do negócio.

Como existe um estereótipo cultural de que finanças são um bicho de sete cabeças, é natural a necessidade de ajuda. Assim, ao trabalhar em conjunto com a mentoria financeira, você aprenderá técnicas simples de organizar e avaliar as finanças.

Identificar a real causa dos problemas

Após compreender os conceitos básicos de finanças que regem o seu negócio, com o auxílio de seu mentor, e estabelecer uma rotina diária de controle através de um Fluxo de Caixa, você conseguirá identificar a real causa dos problemas financeiros que tem enfrentado para atingir um determinado objetivo.

Independentemente de qual seja o tipo do seu negócio, ao descobrir para onde está indo o dinheiro do negócio e porque tem faltado para pagar as contas, você automaticamente já saberá o que fazer para resolver o problema. Seja por ter estoque parado, por não ter as datas de pagamento e recebimento conciliadas, dívidas com juros e afins.

Pois com o suporte da mentoria financeira, você saberá exatamente como salvar o negócio e não mais perder dinheiro. Consequentemente estará apto para gerir as finanças com praticidade, garantindo que não terá surpresas indesejadas em situações futuras.

Realizar através de práticas de gestão financeira sob medida

Mas, para que tudo isso funcione, é importante pôr a mão na massa e ousar, acreditando em si mesmo. Por isso, em nossa mentoria financeira você não aprende apenas conceitos de finanças, mas conceitos de vida que o impulsionarão.

Pois, com as práticas de gestão financeira apresentadas, você começará a enxergar novas possibilidades, tomar decisões acertadas e se estabilizar financeiramente.

Então o que você almeja deixará de ser um sonho, para tornar-se a realização de um promissor projeto de vida. Porque com o seu empenho e o suporte da mentoria financeira você terá adquirido o poder de criar cenários, aproveitar o seu potencial e abrir novos caminhos para o seu negócio.

Os 4 relatórios fundamentais para o seu negócio

Com estes relatórios você poderá acertar nas decisões, tendo o controle das finanças da empresa.

Executivos digitando e fazendo anotações em relatórios fundamentais para o negócio

Você já ficou apreensivo ao tomar decisões quanto às finanças da empresa, temendo que algo desse errado lá na frente? Essa é uma preocupação comum do empresário brasileiro que não conhece os números do negócio. Entretanto, é possível acertar nas decisões, se você utilizar os 4 relatórios fundamentais para o seu negócio.

1. Planejamento Orçamentário

O planejamento orçamentário mostra uma previsão de quanto a empresa receberá pela venda bruta e quanto gastará com custo e despesa. Com esse relatório, é possível saber se futuramente a empresa terá o lucro desejado, baseado no quanto gostaria de ganhar.

Todavia, para que este relatório funcione, é importante entender os conceitos básicos de finanças relacionados diretamente com o planejamento orçamentário. Porque se você não souber qual o papel de cada um, não poderá organizá-los estrategicamente para garantir o resultado almejado.

• Venda Bruta: é a quantidade vendida, multiplicado pelo respectivo preço unitário;

• Custo: é o gasto com fornecedores de material (para empresas prestadoras de serviço), mercadoria (para empresas comerciais) e de matéria-prima, insumo e embalagem (para empresas industriais);

• Despesa: é o dinheiro gasto relativo às contas de (Venda, Administrativa e Financeira)

• Lucro: é o resultado de (Vendas Brutas – Custo – Despesa)

2. Demonstrativo de Resultado (DRE)

O demonstrativo de resultado é um documento que tem como função mostrar o lucro ou prejuízo da empresa no mês. Para isso, é feito um cálculo, dentro do regime de competência (visão contábil), isto é, os valores referem-se aos eventos registrados na data da transação e não na data em que os pagamentos foram efetuados ou recebidos.

Esse tipo de relatório ajuda os gestores a terem uma visão mais realista sobre as decisões que devem ser tomadas, a fazer provisões mais realistas e a saber se existe viabilidade econômica para determinados investimentos.
Além dos benefícios gerenciais que a análise desse relatório pode trazer, o DRE é uma das demonstrações em que a Receita Federal analisa se todos os impostos devidos pela empresa foram calculados corretamente e se não há sonegação.

3. Balanço Patrimonial

O Balanço Patrimonial demonstra os valores materiais da empresa de maneira qualitativa e quantitativa. Este documento precisa ser registrado em dois grupos específicos, que permitem uma melhor compreensão e análise da situação contábil da empresa. O ativo, referente ao uso de recursos, e o passivo, sobre a fonte de recursos

Ele representa uma posição ou situação do patrimônio da empresa (Patrimônio Líquido = Ativo – Passivo) em determinado período e serve para acompanhar o desempenho da empresa e entender que rumos ela está tomando.

Embora esse item seja obrigatório mediante a legislação vigente, muitos empreendedores não o executam de forma eficaz, isso porque muitas das vezes não sabem com exatidão como proceder.

4. Demonstrativo de Fluxos de Caixa (DFC)

É um relatório que apresenta uma visão gerencial das finanças. É através deste documento que se pode identificar de onde vem e para onde vai o dinheiro da empresa. Porque detalha as transações financeiras concluídas, independentemente das datas das negociações. Ou seja, aponta o dinheiro que, de fato, entrou e saiu do caixa.

Esta análise é feita em três categorias diferentes, cada qual com suas respectivas contas. São elas as atividades operacionais, as de investimentos e de financiamento.

Com a atualização diária de um Fluxo de Caixa bem elaborado é possível saber quanto entra e sai do caixa, de onde vem e para onde vai o dinheiro, quando e porquê. Além disso, o Fluxo de Caixa possibilita uma visão real da liquidez do negócio, a partir do comparativo entre o previsto e o realizado para cada conta e sub-conta gerencial das entradas e saídas.

Para facilitar esse controle, é importante utilizar um sistema de Fluxo de Caixa com plano de contas gerencial. Porque você precisa de uma ferramenta prática que apresente os dados financeiros detalhados para conseguir identificar as informações-chave para as tomadas de decisão.

Vantagens dos relatórios fundamentais

Como você pôde ver, cada um destes relatórios tem uma função específica e é indispensável para a gestão do negócio. Perceba que, juntos, eles possibilitam que você tenha uma visão econômica e financeira da empresa e saiba o que fazer para resolver os problemas de lucro, liquidez e rentabilidade.

Portanto, aproveite este conhecimento, continue se atualizando e organize o seu financeiro. Assim você poderá assumir, de verdade, o controle das finanças e passar a obter resultados satisfatórios em seu negócio!

Como evitar falhas na gestão empresarial

Compreender alguns conceitos básicos de finanças é imprescindível para uma boa gestão empresarial.

Ilustração de executivo subindo

Iniciar um negócio próprio e sustentá-lo não é uma tarefa fácil, visto que nós, brasileiros, não fomos educados para empreender e gerir financeiramente uma empresa. Desde pequenos recebemos estímulos contrários quando tentamos caminhar com as próprias pernas, sendo criticados por nossos erros e desencorajados a arriscar-nos em território desconhecido. Além disso, não aprendemos finanças na escola nem em casa. Portanto não sabemos quanto, quando, como e porque ganhamos e gastamos.

Entretanto, admitir essa dificuldade cultural nos ajuda a compreender em quais pontos precisamos melhorar e buscar ajuda para identificar nossas habilidades naturais e conseguir controlar nosso negócio. É importante buscar informações e compreender os conceitos básicos de finanças desde o princípio para evitar problemas futuros. Considere que a empresa é uma organização viva, composta por mente, corpo e espírito. Então utiliza recursos humanos, materiais, tecnológicos, financeiros e tempo para produzir e/ou comercializar com o objetivo de gerar lucro, liquidez, rentabilidade, segurança e sustentabilidade.

Planeje e torne seus sonhos possíveis

Todo ser humano tem sonhos e a capacidade de transformá-los em combustível para as realizações. Para tanto, é preciso analisar as oportunidades, os riscos e ameaças da empresa a curto, médio e longo prazo. Elabore um plano de negócios, para verificar a viabilidade financeira, o mercado, a concorrência e estabelecer um diferencial competitivo.

Deixe de ser centralizador

O empresário que tenta resolver os problemas da empresa sozinho, sem delegar funções e dividir a responsabilidade com seus colaboradores, dificilmente conseguirá prosperar em seu negócio. Isso porque cada um se destaca por um determinado dom e tem qualificações específicas para contribuir em áreas diferentes. O aproveitamento adequado dessas habilidades levará a empresa a obter resultados mais efetivos.

Desenvolva seus colaboradores

Para que os funcionários tenham uma visão adequada do negócio e sejam produtivos, é importante compreender quais são os seus sonhos, ajudá-los a identificar suas aptidões, direcioná-los para as funções adequadas ao seu perfil e, principalmente, perceber como gostam de servir pessoas. Assim eles terão oportunidade de desenvolver suas habilidades, adquirir confiança e estima, além de descobrir o caminho para a autorrealização.

Ofereça treinamentos para desenvolver na equipe a capacidade de aprender fazendo. Disponibilize procedimentos para evitar que os funcionários executem tarefas conforme seu julgamento pessoal. Estabeleça métodos efetivos de avaliação de seu desempenho. Crie um programa de participação nos resultados. E estimule o trabalho em equipe.

Valorize seu cliente

Quando uma pessoa entra em um estabelecimento para comprar determinado produto, geralmente não está procurando o artigo em si, mas resolver um problema, necessidade ou desejo. Por isso é muito importante entender o que a pessoa espera e oferecer a solução mais adequada. Outra questão importante para ter um bom retorno em seu negócio, é conhecer quais são os seus clientes fiéis. Estes correspondem a 40% a 60% da sua venda, e se concentrar naqueles que proporcionam mais margem bruta (preço – custo). Geralmente 20% dos clientes representam 80% da margem bruta.

Aceite seus erros

Geralmente quando um empresário enfrenta uma crise financeira em seu negócio tende a ficar na defensiva, sendo muitas vezes paralisado pelo medo de enfrentar o problema. Mas é preciso compreender que os erros fazem parte do processo de crescimento e, portanto, devem ser encarados como aprendizado. Portanto, busque orientações, escute quem tem mais experiência e faça um comparativo com a sua vivência. Então tire suas próprias conclusões e não tenha medo de agir.

Conheça os números do seu negócio

É característica do empresário brasileiro fugir de termos do mundo das finanças como Planejamento Orçamentário, Fluxo de Caixa, Demonstrativo de Resultados, Balanço Patrimonial, Ponto de Equilíbrio, Margem de Contribuição e Precificação. Mas são esses os números mágicos do seu negócio. Eles refletem o resultado das decisões tomadas e servem de parâmetro para identificar os problemas e as alternativas para solucioná-los. Por isso, é imprescindível que o empresário encare os números como seus aliados e aprenda a utilizá-los a favor do seu negócio.

Controle seu estoque

Cada empresa tem uma necessidade diferente em seu estoque e nem sempre o empresário o controla adequadamente. Então se gasta muito com produtos sem rotatividade e faltam os mais procurados, comprometendo as finanças e impactando nas vendas. Portanto, verifique qual é a rotatividade média dos produtos de sua empresa, acompanhando de perto o giro de estoque, descubra qual é o estoque mínimo necessário, saiba qual é o custo do produto vendido, conheça a margem de contribuição unitária de cada produto, tenha controle dos pedidos de compra, datas de pagamentos dos fornecedores e mantenha um estoque de segurança.

Garanta uma informação precisa

Para uma administração adequada dos recursos da empresa, conte com um bom sistema de gestão. Sendo assim, antes de optar por um sistema específico, faça um mapeamento de todo o processo do negócio para dimensionar o mais adequado. Procure uma ferramenta que melhor indique situações críticas com antecedência, visto que a informação adequada no momento certo garantirá o retorno do seu investimento.

O que é e o que não é lucro

Construa uma base sólida na gestão financeira do negócio. Entenda o que é e o que não é lucro e realize seus planos!

contando moedas

Com o início do ano, surgem novas esperanças para a vida e os negócios. Este é o momento de recomeçar e, com a mente aberta a novos conceitos, fazer acontecer. Mas, para que o sonho se realize, é preciso construir uma base sólida na gestão financeira. Então comece com o esclarecimento sobre o que é e o que não é lucro.

O problema de não saber o que é e o que não é lucro

A confusão em torno deste conceito sempre foi um dos maiores vilões dos empresários. Pois, ao pensar no lucro de forma equivocada, essas pessoas perdem dinheiro dentro da própria empresa.

A cilada dessa confusão de conceitos, em uma empresa, é achar que o que sobra no caixa é lucro. Esse engano induz seus gestores a utilizar o dinheiro sem um controle adequado sempre que o caixa fica positivo. E, às vezes, o dinheiro é usado para gastos pessoais dos sócios, prejudicando a saúde financeira do negócio.

Só que, inevitavelmente, chega o dia dos pagamentos e acontece de não ter o suficiente para as contas. Porque o dinheiro do caixa não é o lucro e sim a liquidez da empresa! Isso quer dizer que esse dinheiro é a quantia disponível que a empresa tem, para pagar os compromissos assumidos, tais como, comissão, impostos, fornecedores, salários etc.

Na falta, entra em cena a fábrica de dinheiro: atraso de pagamentos, utilização de cheque especial, empréstimos e desmobilizações. Só que isso resulta em pagamentos de juros e parcelas, e a consequência é a diminuição do resultado econômico (lucro).

Então é preciso que você saiba quanto dinheiro tem e quando vai utilizar, para evitar imprevistos. Por isso é importante controlar tudo que entra e sai, comparando o previsto com o realizado. E a melhor forma de fazer esse controle é utilizando um Fluxo de Caixa com plano de contas gerencial.

O lucro não determina o que pode ser gasto

Muita gente considera o recebimento de parcelas de clientes e a quantia recebida no dia como o lucro apontado pela contabilidade. Entretanto, esse é um engano comum que leva grande parte das empresas a ter sérios problemas financeiros. Porque, na verdade, trata-se de dois regimes completamente diferentes.

Um é o regime de competência, que apresenta a visão contábil das finanças da empresa. Neste, as vendas, o custo e as despesas são contabilizadas na data da transação, independentemente do recebimento ou pagamento.

E o outro é o regime de caixa, que mostra a visão gerencial dos números do negócio. Neste, as entradas e saídas de caixa são contabilizadas no momento que o dinheiro entra ou sai, sem considerar a data de transação.

Quando o financeiro administra o dinheiro da empresa olhando apenas para os números da contabilidade, acaba assumindo compromissos financeiros que não pode honrar. Porque foi registrado um lucro específico, devido à transação comercial já concluída, mas nem sempre o dinheiro entrou no caixa (como no caso de vendas a prazo).

A verdade sobre o que é lucro

Lucro é a diferença positiva entre as vendas, o custo e as despesas no regime de competência. Portanto, é um número que a contabilidade aponta, referente ao que foi negociado com os clientes, mas que não necessariamente terá entrado no caixa da empresa.

Então a informação que você recebe da contabilidade descreve uma história que já aconteceu (negociação com clientes e fornecedores), mas não diz respeito à liquidez da empresa, que é o saldo positivo do resultado final de caixa.

Dessa forma, podemos dizer que, comparado ao Fluxo de Caixa, que é um “fato”, o lucro é uma “opinião”. O Fluxo de Caixa (visão gerencial) retrata o que realmente acontece financeiramente na empresa e o lucro (visão contábil) conta a sua história econômica.

O caminho para as realizações

Por outro lado, se você tiver uma visão gerencial das finanças, além da visão contábil, terá um retrato sem distorções dos números do negócio e poderá acabar de vez com a falta de dinheiro para pagar as contas do dia a dia.

Portanto, se você quer começar 2019 “com o pé direito” nos negócios, reveja seus conceitos e a forma de gerenciar as finanças da empresa. Comece a utilizar um Fluxo de Caixa para registrar e controlar o dinheiro que entra e sai do caixa e suas projeções futuras.

Assim você estará no caminho certo para ter êxito na realização dos planos para o negócio neste novo ano!

O que é preciso no planejamento para abrir uma empresa

Saiba o que fazer antes de abrir uma empresa e evite problemas por falta de planejamento.

Executivo construindo com blocos de madeira - conceito abrir uma empresa

Existem bons empreendedores que têm o dom de construir algo de valor para as pessoas com praticamente nada. Mas que, por falta de planejamento para abrir uma empresa, depois se veem obrigados a abrir mão do seu sonho. Entretanto, os problemas podem ser evitados, antes mesmo da empresa ser aberta, se alguns cuidados forem tomados na fase inicial.

Defina seu negócio

O seu negócio tem uma função que vai além da entrega do seu produto, mercadoria ou serviço. Essa função está relacionada às necessidades que as pessoas buscam saciar ao procurarem o que você oferece. Isso quer dizer que elas não compram o que e o como você faz, exatamente, mas o porquê você faz.

Partindo deste princípio, identifique qual é o propósito do seu negócio, que é estabelecer um modo único e autêntico por meio da qual a sua marca fará a diferença. Esse deve ser o seu ponto de partida em todas as ações da empresa. Sua equipe deve estar alinhada com este conceito em todas as frentes para que o seu cliente entenda.

Estude o mercado e a concorrência

É preciso saber o que as pessoas estão buscando para resolver a sua dor, em seu ramo de atuação. Também o que o mercado tem oferecido, quais preços costumam ser cobrados, qual a relação do preço da concorrência com os benefícios oferecidos e quais as marcas mais procuradas, bem como o motivo.

Além disso, analise seus pontos fortes e fracos diante do mercado, suas oportunidades e ameaças. São informações que lhe darão base para montar sua estratégia e direcionar a condução das suas ações, ao abrir uma empresa.

Considere a importância do plano financeiro para abrir uma empresa

Será no plano financeiro que você construirá o alicerce do seu negócio para não faltar dinheiro para pagar as contas do dia a dia. Por isso, faça uma análise orçamentária e, com base no seu capital inicial, avalie quais investimentos são necessários e quais podem ser deixados para um segundo momento, no processo de abertura da empresa.

Não caia na tentação de gastar mais do que você tem! É melhor começar pequeno, construindo a base aos poucos, do que gastar tudo o que você tem na implantação do negócio e começar com dívidas e juros que comprometerão a sua liquidez.

Estabeleça um controle de Fluxo de Caixa diário

Após a abertura do negócio, o plano financeiro deve continuar. Portanto, crie uma rotina diária de controle de Fluxo de Caixa! Registre tudo o que entra e sai do caixa, quando, quanto e por qual motivo. A partir dessas informações, faça uma estimativa para os próximos meses e use o comparativo do previsto com o realizado para tomar as decisões futuras.

Esse controle diário e previsão de gastos é o que vai garantir a segurança financeira da sua empresa! Para isso, recomendamos a utilização do Sistema Fluxo de Caixa Online. Ele possibilita fazer lançamentos de forma rápida, de qualquer dispositivo conectado à internet, com relatórios detalhados e de fácil interpretação. Assim você conseguirá identificar situações críticas com antecedência e poderá tomar as medidas certas, assegurado por números reais e precisos.

Com esses cuidados seu negócio ficará muito bem estruturado e você poderá resolver o problema de diversas pessoas com o seu produto, mercadoria ou serviço, enquanto realiza o seu sonho de empreender.