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Os 4 relatórios fundamentais para o seu negócio

Com estes relatórios você poderá acertar nas decisões, tendo o controle das finanças da empresa.

Executivos digitando e fazendo anotações em relatórios fundamentais para o negócio

Você já ficou apreensivo ao tomar decisões quanto às finanças da empresa, temendo que algo desse errado lá na frente? Essa é uma preocupação comum do empresário brasileiro que não conhece os números do negócio. Entretanto, é possível acertar nas decisões, se você utilizar os 4 relatórios fundamentais para o seu negócio.

1. Planejamento Orçamentário

O planejamento orçamentário mostra uma previsão de quanto a empresa receberá pela venda bruta e quanto gastará com custo e despesa. Com esse relatório, é possível saber se futuramente a empresa terá o lucro desejado, baseado no quanto gostaria de ganhar.

Todavia, para que este relatório funcione, é importante entender os conceitos básicos de finanças relacionados diretamente com o planejamento orçamentário. Porque se você não souber qual o papel de cada um, não poderá organizá-los estrategicamente para garantir o resultado almejado.

• Venda Bruta: é a quantidade vendida, multiplicado pelo respectivo preço unitário;

• Custo: é o gasto com fornecedores de material (para empresas prestadoras de serviço), mercadoria (para empresas comerciais) e de matéria-prima, insumo e embalagem (para empresas industriais);

• Despesa: é o dinheiro gasto relativo às contas de (Venda, Administrativa e Financeira)

• Lucro: é o resultado de (Vendas Brutas – Custo – Despesa)

2. Demonstrativo de Resultado (DRE)

O demonstrativo de resultado é um documento que tem como função mostrar o lucro ou prejuízo da empresa no mês. Para isso, é feito um cálculo, dentro do regime de competência (visão contábil), isto é, os valores referem-se aos eventos registrados na data da transação e não na data em que os pagamentos foram efetuados ou recebidos.

Esse tipo de relatório ajuda os gestores a terem uma visão mais realista sobre as decisões que devem ser tomadas, a fazer provisões mais realistas e a saber se existe viabilidade econômica para determinados investimentos.
Além dos benefícios gerenciais que a análise desse relatório pode trazer, o DRE é uma das demonstrações em que a Receita Federal analisa se todos os impostos devidos pela empresa foram calculados corretamente e se não há sonegação.

3. Balanço Patrimonial

O Balanço Patrimonial demonstra os valores materiais da empresa de maneira qualitativa e quantitativa. Este documento precisa ser registrado em dois grupos específicos, que permitem uma melhor compreensão e análise da situação contábil da empresa. O ativo, referente ao uso de recursos, e o passivo, sobre a fonte de recursos

Ele representa uma posição ou situação do patrimônio da empresa (Patrimônio Líquido = Ativo – Passivo) em determinado período e serve para acompanhar o desempenho da empresa e entender que rumos ela está tomando.

Embora esse item seja obrigatório mediante a legislação vigente, muitos empreendedores não o executam de forma eficaz, isso porque muitas das vezes não sabem com exatidão como proceder.

4. Demonstrativo de Fluxos de Caixa (DFC)

É um relatório que apresenta uma visão gerencial das finanças. É através deste documento que se pode identificar de onde vem e para onde vai o dinheiro da empresa. Porque detalha as transações financeiras concluídas, independentemente das datas das negociações. Ou seja, aponta o dinheiro que, de fato, entrou e saiu do caixa.

Esta análise é feita em três categorias diferentes, cada qual com suas respectivas contas. São elas as atividades operacionais, as de investimentos e de financiamento.

Com a atualização diária de um Fluxo de Caixa bem elaborado é possível saber quanto entra e sai do caixa, de onde vem e para onde vai o dinheiro, quando e porquê. Além disso, o Fluxo de Caixa possibilita uma visão real da liquidez do negócio, a partir do comparativo entre o previsto e o realizado para cada conta e sub-conta gerencial das entradas e saídas.

Para facilitar esse controle, é importante utilizar um sistema de Fluxo de Caixa com plano de contas gerencial. Porque você precisa de uma ferramenta prática que apresente os dados financeiros detalhados para conseguir identificar as informações-chave para as tomadas de decisão.

Vantagens dos relatórios fundamentais

Como você pôde ver, cada um destes relatórios tem uma função específica e é indispensável para a gestão do negócio. Perceba que, juntos, eles possibilitam que você tenha uma visão econômica e financeira da empresa e saiba o que fazer para resolver os problemas de lucro, liquidez e rentabilidade.

Portanto, aproveite este conhecimento, continue se atualizando e organize o seu financeiro. Assim você poderá assumir, de verdade, o controle das finanças e passar a obter resultados satisfatórios em seu negócio!

O que é e o que não é lucro

Construa uma base sólida na gestão financeira do negócio. Entenda o que é e o que não é lucro e realize seus planos!

contando moedas

Com o início do ano, surgem novas esperanças para a vida e os negócios. Este é o momento de recomeçar e, com a mente aberta a novos conceitos, fazer acontecer. Mas, para que o sonho se realize, é preciso construir uma base sólida na gestão financeira. Então comece com o esclarecimento sobre o que é e o que não é lucro.

O problema de não saber o que é e o que não é lucro

A confusão em torno deste conceito sempre foi um dos maiores vilões dos empresários. Pois, ao pensar no lucro de forma equivocada, essas pessoas perdem dinheiro dentro da própria empresa.

A cilada dessa confusão de conceitos, em uma empresa, é achar que o que sobra no caixa é lucro. Esse engano induz seus gestores a utilizar o dinheiro sem um controle adequado sempre que o caixa fica positivo. E, às vezes, o dinheiro é usado para gastos pessoais dos sócios, prejudicando a saúde financeira do negócio.

Só que, inevitavelmente, chega o dia dos pagamentos e acontece de não ter o suficiente para as contas. Porque o dinheiro do caixa não é o lucro e sim a liquidez da empresa! Isso quer dizer que esse dinheiro é a quantia disponível que a empresa tem, para pagar os compromissos assumidos, tais como, comissão, impostos, fornecedores, salários etc.

Na falta, entra em cena a fábrica de dinheiro: atraso de pagamentos, utilização de cheque especial, empréstimos e desmobilizações. Só que isso resulta em pagamentos de juros e parcelas, e a consequência é a diminuição do resultado econômico (lucro).

Então é preciso que você saiba quanto dinheiro tem e quando vai utilizar, para evitar imprevistos. Por isso é importante controlar tudo que entra e sai, comparando o previsto com o realizado. E a melhor forma de fazer esse controle é utilizando um Fluxo de Caixa com plano de contas gerencial.

O lucro não determina o que pode ser gasto

Muita gente considera o recebimento de parcelas de clientes e a quantia recebida no dia como o lucro apontado pela contabilidade. Entretanto, esse é um engano comum que leva grande parte das empresas a ter sérios problemas financeiros. Porque, na verdade, trata-se de dois regimes completamente diferentes.

Um é o regime de competência, que apresenta a visão contábil das finanças da empresa. Neste, as vendas, o custo e as despesas são contabilizadas na data da transação, independentemente do recebimento ou pagamento.

E o outro é o regime de caixa, que mostra a visão gerencial dos números do negócio. Neste, as entradas e saídas de caixa são contabilizadas no momento que o dinheiro entra ou sai, sem considerar a data de transação.

Quando o financeiro administra o dinheiro da empresa olhando apenas para os números da contabilidade, acaba assumindo compromissos financeiros que não pode honrar. Porque foi registrado um lucro específico, devido à transação comercial já concluída, mas nem sempre o dinheiro entrou no caixa (como no caso de vendas a prazo).

A verdade sobre o que é lucro

Lucro é a diferença positiva entre as vendas, o custo e as despesas no regime de competência. Portanto, é um número que a contabilidade aponta, referente ao que foi negociado com os clientes, mas que não necessariamente terá entrado no caixa da empresa.

Então a informação que você recebe da contabilidade descreve uma história que já aconteceu (negociação com clientes e fornecedores), mas não diz respeito à liquidez da empresa, que é o saldo positivo do resultado final de caixa.

Dessa forma, podemos dizer que, comparado ao Fluxo de Caixa, que é um “fato”, o lucro é uma “opinião”. O Fluxo de Caixa (visão gerencial) retrata o que realmente acontece financeiramente na empresa e o lucro (visão contábil) conta a sua história econômica.

O caminho para as realizações

Por outro lado, se você tiver uma visão gerencial das finanças, além da visão contábil, terá um retrato sem distorções dos números do negócio e poderá acabar de vez com a falta de dinheiro para pagar as contas do dia a dia.

Portanto, se você quer começar 2019 “com o pé direito” nos negócios, reveja seus conceitos e a forma de gerenciar as finanças da empresa. Comece a utilizar um Fluxo de Caixa para registrar e controlar o dinheiro que entra e sai do caixa e suas projeções futuras.

Assim você estará no caminho certo para ter êxito na realização dos planos para o negócio neste novo ano!

A descoberta de Henrique para sua organização financeira

Tenha total controle da sua organização financeira utilizando o Fluxo de Caixa!

organização financeira

Henrique era um garoto esperto e cheio de planos, mas tinha dificuldade em realizá-los por causa da sua falta de organização financeira.

Tudo começou quando insistiu em comprar um celular a prazo antes de juntar o valor total e comprar à vista. Como ele recebia uma mesada do pai e alguns trocados da sua mãe a cada semana, combinou com o pai que seriam descontadas parcelas da sua mesada durante alguns meses e ainda sobraria um pouco para colocar créditos no celular novo.

Faltou dinheiro para pagar a conta

O problema é que Henrique não considerou essa dívida e manteve seu velho hábito de comprar sorvete fiado para pagar no final do mês. Ainda assim, ele poderia ter usado o trocado que recebia da mãe semanalmente, mas preferiu gastar comprando figurinhas e guloseimas e manter o pendura na sorveteria.

Quando chegou o dia de pagar o sorveteiro, não tinha o suficiente e teve que pedir um adiantamento ao seu pai, que não se opôs, mas cobrou uma pequena taxa de juros.

O acúmulo de dívidas ficou insustentável

Passado o susto, o menino continuou com a mesma rotina: sorvete fiado à vontade, figurinhas e guloseimas compradas com o trocado semanal e já pensava em colocar créditos no celular quando recebesse a próxima mesada.

Mas no final do mês não teve o que receber. Sua mesada estava toda comprometida com as parcelas que devia ao pai (referentes à compra do celular e ao adiantamento para pagar o pendura da sorveteria).

Henrique ficou desesperado! Não tinha dinheiro novamente para pagar o sorveteiro e ainda ficaria sem créditos no celular. Estava em pânico, pois sua dívida aumentava a cada mês e estava totalmente fora de controle. Desse jeito seu pai ia acabar cortando a sua mesada.

Como sair do círculo vicioso da falta de dinheiro

Ao ser procurado de novo, o pai manteve a regra em relação ao parcelamento com juros, mas explicou para o menino que a única forma dele conseguir resolver esse caos financeiro seria planejar o que comprar, de acordo com a sua renda mensal, e anotar as datas em que as contas deveriam ser pagas.

– Se você tomou sorvete o mês inteiro e pendurou a conta, então não pode considerar que já está pago e esquecer de guardar dinheiro, filho! O valor que tem na sua carteira, só poderá ser gasto com figurinhas e guloseimas se você já tiver reservado o que vai precisar para pagar o sorveteiro. E se quiser colocar créditos, terá que guardar mais um pouquinho antes de começar a gastar com outras coisas.

Segredo para a organização financeira

Pai e filho fizeram uma planilha com as datas em que o menino recebia a mesada e os trocados da mãe e com as datas do pagamento das contas. Dessa forma o garoto percebeu que se parasse de gastar o trocado da semanada ou deixasse de fazer o pendura no sorveteiro, teria condições de pagar as dívidas e em breve seu dinheiro estaria disponível novamente.

– Puxa! Você que inventou isso, pai?

– Não, filho! – respondeu o pai, achando graça da ingenuidade do menino. – Essa forma de organização financeira já existe e é muito usada por empresários. É chamada de fluxo de caixa e serve para mostrar a realidade financeira das empresas, assim como mostrou a sua.

– Que legal! – respondeu o garoto, cheio de admiração.

Após alguns meses, Henrique não só conseguiu pagar as dívidas que tinha feito, como sentiu o sabor de ter o controle da situação. Ele era apenas uma criança, mas se sentia grande. Estava crescendo… não só em estatura, mas em entendimento.

A importância do Fluxo de Caixa

Falta dinheiro para pagar as contas do dia a dia? Mude a situação do seu negócio com o fluxo de caixa!

A empresa está alcançando as metas de venda, a contabilidade informa que a operação está gerando lucro, mas frequentemente falta dinheiro para pagar as contas do dia a dia? Cuidado! Sua empresa pode estar quebrando por falta de um Fluxo de Caixa que mostre a verdade sobre a liquidez do seu negócio!

E se você olhar em volta vai perceber que essa é a realidade de grande parte dos empresários. Sabe por quê? Simples! O empresário brasileiro não recebeu educação financeira na escola e em seu lar. Em um país onde os professores aprenderam em um modelo velho (decorar fórmulas prontas) e precisam ensinar de modo novo (pensar e criar cenários), é natural que a gestão financeira seja encarada como um desafio para muitos.

Mas, diferente do que a maioria imagina, planejar, controlar, avaliar e entender os números do negócio não é algo tão difícil. Com a atualização diária de um Fluxo de Caixa bem elaborado é possível saber quanto entra e sai do caixa, de onde vem e para onde vai o dinheiro, quando e porquê. Além disso, o Fluxo de Caixa possibilita uma visão real da liquidez do negócio, a partir do comparativo entre o previsto e o realizado para cada conta e sub-conta gerencial das entradas e saídas, e com o Demonstrativo de Resultado (DRE) sabemos se a operação teve lucro ou prejuízo.

Essas são informações imprescindíveis para evitar cair na armadilha da “fábrica de dinheiro”, como: cheque especial, empréstimo, antecipação de recebíveis etc… e direcionar as decisões para evitar imprevistos no futuro. Sabendo o que aconteceu e o que provavelmente acontecerá, em relação às entradas e saídas de dinheiro, podem ser feitos ajustes durante o percurso, como, por exemplo, programar os pagamentos em datas próximas aos recebimentos, para garantir que terá o dinheiro disponível quando preciso, evitando gerar juros.

O fato é que, sem o devido controle, é muito comum que os empresários não saibam como o lucro e a liquidez se relacionam, como gerar recursos para o financiamento das suas operações e como determinar o capital de giro necessário. Acredite, faça de forma diferente e muito provavelmente você vai encontrar o caminho para reverter a situação e mudar a história do seu negócio.

Por que as empresas não ganham dinheiro?

Ninguém está livre de cometer erros. O segredo, porém, é descobri-los a tempo e ter atitude para resolver problemas.

Acredito que toda empresa, ainda que uma vez, já tenha passado por uma crise, seja ela resultado de descontrole financeiro, investimento errado, falta de controle no estoque, conflito entre sócios, perda de clientes, falta de integração da equipe etc…

Em muitos casos a atitude do executivo é empurrar com a barriga, esperando que um grande milagre ocorra ou consiga um sócio capitalista para cobrir o rombo.

Como as empresas são idealizadas, estruturadas, administradas por pessoas para atender pessoas, é na capacidade de lidar com pessoas que reside o fracasso ou sucesso de um empreendimento.

Vamos estruturar esta linha de pensamento baseado em 03 níveis de pessoas:

1. Empreendedor

Até recentemente as pessoas eram preparadas para vender de 08 a 12 horas diárias dos seus próximos 35 a 40 anos de saúde e disposição em troca de um salário, treinamento, proteção das adversidades, tanto no presente quanto no futuro, e a aposentadoria complementar. E o seu sonho?

Enquanto isso as escolas não ajudam a descobrir os talentos naturais e como usá-los e passam anos ensinando a decorar fórmulas, repetir receitas e a não correr riscos.

Empreender é aprender com os erros, ter experiências próprias, exercitar a criatividade (habilidade de ter ideias e fazer a escolha certa) e inovação (habilidade de colocá-las para funcionar de maneira diferente) para atrair pessoas que valorizam o que sua empresa sabe fazer e pague por isso.

2. Funcionário

As empresas estão perdendo um dos seus principais ativos – o capital humano – com isso perde-se história e conhecimento. Estabeleça os direitos e deveres e tenha uma equipe que perceba que pode crescer e se desenvolver junto com a empresa.

A estratégia da empresa deve ser apresentada à equipe para que tenham uma visão clara do que isso significa para a empresa a longo prazo, cuidando para que cada um desempenhe o papel necessário para que as diretrizes (objetivo + meta + tempo) por departamento sejam alcançadas.

Não adianta só treinamento, é preciso desenvolver uma equipe que pense, execute, resolva e tenha iniciativa, disponibilize informações e estabeleça indicativos para que os funcionários não executem as tarefas de acordo com o seu julgamento pessoal.

Sistema Tradicional
Empreendedor Resolve problema
Gerência Apaga incêndio
Funcionários Sem rumo

 

Sistema Ideal
Empreendedor Estabelece o planejamento
Gerência Define os procedimentos e as diretrizes
Funcionários Resolvem os problemas, de acordo com um método

 

3. Cliente

O maior ativo de qualquer empresa é o cliente que foi obtido pela reputação, atendimento ou referência. É importante entender que a essência de qualquer negócio é servir pessoas para satisfazer uma necessidade, desejo ou desconforto, busque se relacionar com educação e respeito e que apesar de representar o básico, dificilmente são encontradas na maioria das empresas.

Cliente fidelizado volta a comprar o produto ou serviço da empresa e ainda indica para outras pessoas. Isso é o boca-a-boca, uma das ferramentas mais poderosas de marketing. É importante ressaltar que o consumidor não estabelece relação com a empresa, mas com as pessoas que os atendem.

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